SPRAVODAJCA
ÚRADU GEODÉZIE, KARTOGRAFIE A KATASTRA SLOVENSKEJ REPUBLIKY
ČIASTKA 3 - ROČNÍK XXXV -  2003

36. Usmernenie Úradu geodézie, kartografie a katastra Sloven-skej republiky KO - 472/2003 zo dňa 25.04.2003,na skenovanie listín a inej dokumentácie katas-tra nehnuteľností a na tvorbu archívu skenova-ných listín.

Úrad geodézie, kartografie a katastra Sloven-skej republiky (ďalej len „úrad“) v súlade so Smer-nicami na tvorbu a vydávanie predpisov v pôsobnosti úradu z 31. augusta 1998 č. S – 2372/1998 v znení smerníc úradu z 27. decembra 2001 č. P – 4437/2001 vydáva toto usmernenie:

PRVÁ ČASŤ
Všeobecné ustanovenie
§ 1
  1. Usmernenie upravuje jednotný postup pri ske-novaní listín a inej dokumentácie katastra ne-hnuteľností (ďalej len „katastra“) a tvorbu archívu skenovaných listín.
  2. Skenovanie listín a inej dokumentácie katastra a vytváranie archívu skenovaných listín je súčasťou programového vybavenia pod operačným systémom WINDOWS.
DRUHÁ ČASŤ
Skenovanie listín
§ 2
  1. Skenovanie listín sa vykoná podľa vybraných registrov o katastrálnom konaní (ďalej len „re-gistre“) 1 a podľa dokumentov, ktoré tvoria zbierku listín 2
  2. Skenovanie listín sa vykonáva za každý rok samostatne podľa katastrálnych území a podľa registrov V, Z, N, X, Y, H, P1, P2, R, LS, O, C spravovacieho poriadku.
§ 3
Etapy skenovania
Skenovanie listín sa vykoná v nasledovných etapách:
  1. došlé listiny od nasadenia programového vybavenia
  2. zbierka listín od 1.01.1993 po nasadenie programového vybavenia
  3. zbierka listín do 1.01.1993
§ 4
Postup skenovania
  1. Skenovanie listín podľa § 3 písm. sa vykoná nasledovne:
    1. Listiny, ktoré sú zaradené v registroch V, X, Y, LS, O sa vykoná po ukončení katastrálneho konania a to aj v prípadoch keď sa katastrálne konanie ukončilo zamietnutím alebo zastavením konania. Skenovanie listín s prílohami, okrem prílohy geometrického plánu prípadne iného grafického podkladu, sa vykoná z vybaveného spisu pred jeho odovzdaním do registratúrneho strediska a založením do zbierky listín. Skenovanie prílohy znalecký posudok je vzhľadom na jeho väzbu možné obmedziť na skenovanie prvej strany a strany, ktorej obsahom je rekapitulácia.
    2. Listiny, ktoré sú zaradené v registroch Z, N, H, P1, P2, R, C sa vykoná po vpísaní údajov o vlastníckom práve alebo inom práve do katas-tra a pred ich založením do zbierky listín. Ske-novanie listín s prílohami sa vykoná ako v ods. 1) písm. a). Skenovanie listín, ktorých katas-trálne konanie sa neukončilo a listina sa vráti zhotoviteľovi na opravu alebo doplnenie, sa vykoná v deň vrátenia listiny zhotoviteľovi.

  2. Skenovanie podľa § 3 písm. b) sa vykoná bez porušenia zviazanej listiny nasledovne:
    1. listiny, ktoré sú zaradené v registroch V, X, Y, LS, O sa skenujú priebežne zo spisových oba-lov uložených v registratúrnom stredisku, ako v ods. 1) písm. a).
    2. listiny, ktoré sú zaradené v registroch Z, N, H, P1, P2, R, C sa skenujú priebežne zo zbierky listín.

  3. Skenovanie podľa § 3 písm. c) sa vzhľadom na nevyhovujúcu kvalitu podkladov ako aj na obmedzenú prístupnosť k formátu listiny zviaza-nej knižnou väzbou ponecháva na rozhodnutí správy katastra.
§ 5
Uloženie skenovaných listín
  1. Skenovaná listina s prílohami sa ukladá v spi-sovom obale v elektronickej podobe, označe-nom ukladacou značkou podľa druhu registra za každý rok samostatne a podľa katastrálnych území.
  2. Indexovanie spisového obalu skenovaných listín podľa § 3 písm. a) a b) podľa kľúčov umožňujúcich identifikovanie a vyhľadávanie je nasledovné:
    1. označenie listiny podľa ukladacej značky (druh registra, poradové číslo podania),
    2. číslo zmeny (položka zmeny)
    3. názov a číslo katastrálneho územia
    4. dátum doručenia
    5. počet dokumentov v listine
    6. počet strán v dokumente
    7. číslo parcely C KN, E KN
    8. účastníci konania
    9. Vyhľadávacie kľúče spisového obalu sa prevezmú z údajov informačného systému katastra nehnuteľností (ďalej len „ISKN“)
  3. Indexovanie spisového obalu skenovaných listín podľa § 3 písm. c), podľa kľúčov umož-ňujúcich identifikovanie a vyhľadávanie je na-sledovné:
    1. označenie listiny (podľa označenia listiny uloženej v zbierke listín v analógovej forme)
    2. číslo zmeny (položka zmeny)
    3. názov a číslo katastrálneho územia
    4. dátum doručenia (nie je povinný údaj)
    5. počet dokumentov uložených v listine
Vyhľadávacie kľuče spisového obalu sa do ISKN doplnia súčasne so skenovaním listín.

TRETIA ČASŤ
Skenovanie inej dokumentácie katastra
§ 5
  1. Výber skenovania inej dokumentácie katastra, ktorú tvoria dokumentačné materialy potrebné na spravovanie katastra a obnovu katastrálneho operátu sa ponecháva na rozhodnutie správy katastra, podľa kapacitných možností a v závis-losti na priestorovom vybavení.
  2. Indexovanie spisového obalu skenovanej inej dokumentácie katastra podľa kľúčov na identifi-kovanie a vyhľadávanie, je v programovom vy-bavení dané popisom a poznámkou.
    3.
ŠTVRTÁ ČASŤ
Archív skenovaných listín
§ 6
  1. V archíve skenovaných listín sa ukladajú listiny zo zbierky listín, spisov uschovávaných v regis-tratúrnom stredisku a dokumentačných mate-riálov z inej dokumentácie katastra, v elektro-nickej podobe. Programové vybavenie umož-ňuje prehliadanie listín a inej dokumentácie ka-tastra uložených v archíve skenovaných lis-tín, bez možnosti zmeny alebo doplnenia údajov.
  2. Zbierka listín, spisy uschovávané v registra-túrnom stredisku a iná dokumentácia katastra archivovaná v analógovej forme zostáva aj po naplnení archívu skenovaných listín ich údajmi zachovaná. Podľa rozhodnutia správy katastra, najmä z nedostatku priestorov, je možné zbier-ku listín a iné dokumenty katastra presunúť na iné vyhovujúce a chránené miesto.
  3. Archív skenovaných listín je uložený v serveri dodanom na tento účel. Údaje archívu budú zálohované na nosičoch typu DVD a po napl-není ich kapacity sa kópie uložia na katas-trálnych úradoch.
  4. Skener a iné skenovacie zariadenia potrebné na jeho obsluhu, sa umiestnia na oddelení správy katastra, ktoré vykonáva skenovanie lis-tín a inej dokumentácie katastra.
PIATA ČASŤ
Záverečné ustanovenie
§ 7
Toto usmernenie nadobúda účinnosť 15. mája 2003.

Podpredseda úradu: Ing. Peter Vojtko v. r