SPRAVODAJCA
ÚRADU GEODÉZIE, KARTOGRAFIE A KATASTRA SLOVENSKEJ REPUBLIKY
ČIASTKA 1 - ROČNÍK XXXVI -  2004

22. Úplnéznenie Smerníc Úradu geodézie, kartografie a katastra Slovenskej republiky zo dňa 25. júna 1998 č. LPO - 1846/l998 o postupe pri uskutočňovaní zahraničných stykov zamestnancov rezortu, ako vyplýva zo zmien a dopl-není vykonaných Smernicami Úradu geodézie, kar-tografie a katastra Slovenskej republiky č. LPOO - 4625/2000 zo dňa 11. decembra 2000, LPOO - 4403/2001 zo dňa 19. decembra 2001 a MS - 293/2002 zo dňa 10. decembra 2002

Úrad geodézie, kartografie a katastra Slovenskej republiky podľa písm. B.2. uznesenia vlády Slovenskej republiky č. 300/1998 zo dňa 28.4.1998 a podľa § 10 Smernice Slovenského úradu geodézie a kartografie z 12. decembra 1986 č. S - 3711/1986 na tvorbu a vydávanie predpisov v pôsobnosti Slovenského úradu geodézie a kartografie ustanovuje:

Prvá časť
Všeobecné ustanovenia
Rozsah platnosti
§ 1

Táto smernica upravuje postup pri plánovaní, schvaľo-vaní, koordinovaní, financovaní, uskutočňovaní a vyhod-nocovaní zahraničných stykov zamestnancov v pôsob-nosti Úradu geodézie, kartografie a katastra Slovenskej republiky (ďalej len „úrad“).

§ 2
Základné ustanovenie
  1. Zahraničnými stykmi sa podľa tejto smernice rozume-jú zahraničné pracovné cesty (ďalej len "cesta") a po-zvania zahraničných partnerov na oficiálne alebo pra-covné návštevy do Slovenskej republiky.
  2. Organizačné útvary úradu a organizácie rezortu môžu uskutočňovať zahraničné styky len na základe schváleného rámcového plánu a schválených operatív-nych plánov.
  3. Zahraničné styky riadi predseda úradu (ďalej len „predseda“) a z jeho poverenia podpredseda úradu, riaditelia organizačných útvarov úradu a riaditelia organizácií rezortu v medziach svojej pôsobnosti.
  4. Zahraničné styky v rezorte metodicky usmerňuje, koordinuje, plánuje, vyhodnocuje a eviduje odbor medzi-národnej spolupráce a európskej integrácie úradu.
  5. Pri zahraničných stykoch treba dbať najmä na:
    1. hlavné zásady, ciele a úlohy zahraničnej politiky, ako aj koncepcie zahraničnej politiky Slovenskej republiky a jej zamerania v príslušnom roku,
    2. to, aby medzinárodné rokovania boli vedené v zmysle platných predpisov medzinárodného práva,
    3. riadnu prípravu zahraničných stykov v spolupráci so zahraničným partnerom a v prípade potreby ich koordináciu s úradom,
    4. hospodárnosť a efektívnosť zahraničných stykov,
    5. efektívne využitie získaných poznatkov a výsledkov zahraničných stykov pre rozvoj geodézie, kartografie a katastra nehnuteľností.

Druhá časť
Plánovanie, schvaľovanie ako ordinácia zahraničných stykov
§ 3
Predkladanie návrhov na zahraničné styky
  1. Organizačné útvary úradu a organizácie rezortu (ďalej len "organizácie"), ktoré na plnenie svojich úloh a záväzkov zamýšľajú realizovať zahraničné styky, uplatnia svoje zámery v návrhoch, ktoré predložia odboru medzinárodnej spolupráce a európskej integrácie úradu do 31. augusta kalendárneho roka pre nasledujúci rok s týmito údajmi:
    • názov akcie,
    • zdôvodnenie potreby zahraničných stykov a ich účel,
    • dátum alebo aspoň štvrťrok, miesto, v ktorom sa zahraničné styky plánujú realizovať a dobu pobytu,
    • počet účastníkov,
    • predpokladané náklady a spôsob ich financovania,
    • garant cesty,
    • náhradník,
    • kategória.
    Návrhy na zahraničné styky sa predkladajú v písomnej a elektronickej forme.

  2. Návrh účastníka a garanta zahraničných stykov predkladá riaditeľ organizačného útvaru úradu alebo riaditeľ organizácie. Riaditelia organizačných útvarov úradu alebo riaditelia organizácie zodpovedajú za to, že navrhnutá osoba spĺňa odborné i jazykové predpoklady a zodpovedajú tiež za hospodárnosť a efektívne využitie získaných poznatkov.

§ 4
Plány zahraničných stykov

Z návrhov na zahraničné styky, po prerokovaní s podpredsedom úradu, vypracuje odbor medzinárodnej spolupráce a európskej integrácie úradu návrh rámcového plánu zahraničných stykov rezortu na príslušný rok (ďalej len "rámcový plán") a predloží ho na rokovanie porady vedenia úradu a na schválenie predsedovi.

§ 5

Po spresnení návrhov, dva mesiace pred začiatkom štvrťroka, v ktorom sa majú zahraničné styky uskutočniť, vypracuje odbor medzinárodnej spolupráce a európskej integrácie úradu návrhy operatívnych štvrťročných plánov zahraničných stykov (ďalej len "operatívny plán") rezortu na jednotlivé štvrťroky a tieto predloží na rokovanie porady vedenia úradu a na schválenie predsedovi.

§ 6

Operatívny plán obsahuje:

  1. názov akcie,
  2. účel cesty,
  3. miesto konania,
  4. dátum odchodu a doba pobytu (vrátane času stráve-ného na ceste),
  5. počet a mená účastníkov,
  6. mená náhradníkov,
  7. náklady na cestu a spôsob ich financovania, garanta cesty, kategóriu.

§ 7

Riaditelia organizačných útvarov úradu a riaditelia orga-nizácií dostanú od odboru medzinárodnej spolupráce a európskej integrácie úradu rozpis schválených zahra-ničných stykov tak, aby mohli včas zabezpečiť prípravu svojich účastníkov na cestu.

§ 8

Zmeny schváleného rámcového plánu a operatívneho plánu povoľuje v odôvodnených prípadoch predseda.

Tretia časť
Uskutočňovanieciest
§ 9
Príprava ciest a povinnosti účastníkov ciest

  1. Organizačnú prípravu schválených zahraničných stykov (zadováženie a skompletizovanie cestovných dokladov, leteniek, cestovných lístkov, nákup devízo-vých prostriedkov - preddavok v cudzej mene, úhrad do cudziny, a pod.) zabezpečuje organizácia, z ktorej za-mestnanec bude vyslaný na cestu. Ak sa na cestu pri-pravuje skupina zamestnancov z viacerých organizácií, prípravu koordinuje odbor medzinárodnej spolupráce a európskej integrácie úradu.

  2. Garant cesty zabezpečuje a koordinuje organizačnú prípravu a priebeh plánovanej cesty, vrátane výšky finančného zabezpečenia cesty (vlažné, počet účastní-kov).

  3. V období príprav ciest je účastník povinný

    1. preštudovať túto smernicu,
    2. preštudovať materiály týkajúce sa účelu cesty,
    3. venovať náležitú pozornosť odbornej a jazykovej príprave cesty,
    4. spolupracovať pri organizačnom zabezpečení cesty.

  4. Pri pobyte v zahraničí je účastník povinný

    1. zodpovedne plniť úlohy stanovené účelom cesty,
    2. riadiť sa pokynmi predsedu alebo riaditeľa organi-zácie; ak je určený vedúci delegácie alebo skupiny, i jeho pokynmi.

  5. Po skončení cesty je účastník povinný
    1. do desiatich pracovných dní po dni skončenia cesty predložiť príslušnému organizačnému útvaru orga-nizácie doklady potrebné na vyúčtovanie cesty, pri-tom postupovať podľa rozpisu stravného, vreckové-ho a orientačných nákladov na ubytovanie,
    2. najneskôr do štrnástich dní po skončení cesty pred-ložiť odboru medzinárodnej spolupráce a európskej integrácie úradu cestovnú správu v dvoch vyhoto-veniach, vypracovanú v písomnej a elektronickej forme podľa osnovy uvedenej v prílohe, schválenú predsedom alebo riaditeľom organizácie. Ak sa na tej istej ceste zúčastnilo viacero osôb, cestovnú správu podáva vedúci delegácie (skupiny), na zá-klade čiastkových podkladov spoluúčastníkov.
    Ak je účastníkom predseda, cestovnú správu predlo-ží najneskôr do siedmych pracovných dní po skon-čení cesty odboru medzinárodnej spolupráce a európskej integrácie, podpísanú podpredsedom. Odbor medzinárodnej spolupráce a európskej integ-rácie spracuje skrátenú správu a zabezpečí jej za-slanie ministrovi zahraničných vecí a predsedovi vlády. Zo zasadnutí redakčnej rady Geodetického a kartografického obzoru sa cestovná správa nevy-hotovuje. Nahrádza ju zápis zo zasadnutia redakčnej rady.

  6. Návrhy úloh, ktoré sú uvedené v cestovnej správe, musia byť prekonzultované pred schválením správy so zamestnancom alebo útvarom, ktorému sú adresované.

  7. Odbor medzinárodnej spolupráce a európskej integ-rácie úradu preskúma formálne náležitosti a príslušný odbor úradu vecné náležitosti cestovnej správy. Nekom-pletnú cestovnú správu vráti na doplnenie vecných alebo formálnych náležitostí.

  8. Kompletnú cestovnú správu zasiela odbor medziná-rodnej spolupráce a európskej integrácie úradu Geode-tickému a kartografickému úradu - OBIS (1x). Jeden exemplár uschová.

Štvrtá časť
Vyhodnocovanie zahraničných stykov
§ 10
Príprava ciest a povinnosti účastníkov ciest

  1. Úrad
    1. eviduje a dokumentuje zmluvy podpísané predstavi-teľmi geodetickej služby SR s predstaviteľmi geode-tických, kartografických a katastrálnych autorít iných štátov,
    2. eviduje realizované zahraničné styky (účel cesty, mená účastníkov, termín a miesto podujatia, nákla-dy, dátum odovzdania vyúčtovania, dátum odovzda-nia cestovnej správy a komu bola pridelená).
  2. Táto evidencia má cieľ účelom kontrolovať výsledky zahraničných stykov a súhrnne vyhodnocovať zahranič-né styky všetkých zamestnancov rezortu.

  3. Organizácie evidujú zahraničné styky v rozsahu potrebnom na kontrolu výsledkov zahraničných stykov a vyhodnocujú ich prínos v podmienkach organizácie. Za túto evidenciu zodpovedajú riaditelia organizácií.

  4. Zahraničné styky vyhodnocujú príslušné útvary úradu a organizácie v spolupráci s účastníkmi ciest. Vyhodno-tenie predkladajú odboru medzinárodnej spolupráce a európskej integrácie úradu pravidelne do 10. dňa po skončení kalendárneho polroka.

  5. Úrad komplexne vyhodnotí zahraničné styky. Správu o vyhodnotení zahraničných stykov predloží odbor me-dzinárodnej spolupráce a európskej integrácie na roko-vanie porady vedenia úradu v termíne do 1 mesiaca po skončení kalendárneho polroka.

  6. Správa o vyhodnotení zahraničných stykov obsahuje
    1. štatistické vyhodnotenie (štát, miesto a termín konania akcie, mená účastníkov cesty, triedenie zahraničných stykov podľa tematiky a pod.),
    2. odborné vyhodnotenie, zamerané na sledovanie zámerov a dosiahnutých výsledkov, spôsob vyu-žitia získaných poznatkov a ich konkrétny prínos pre rezort,
    3. záver vyhodnotenia, prípadne ďalšie odporúčania.

  7. Kontrolu plnenia úloh zo zahraničných pracovných ciest vykonáva odbor medzinárodnej spolupráce a európskej integrácie úradu 1x mesačne. O plnení úloh informuje na porade vedenia predsedu úradu. Plnenie úloh vyplývajúcich zo zahraničných pracovných ciest predkladajú príslušné útvary úradu a organizácie s účastníkmi ciest odboru medzinárodnej spolupráce a európskej integrácie úradu v termíne do 2O. dňa v mesiaci v elektronickej forme.

Piata časť
Financovanieciest
§ 11
Príprava ciest a povinnosti účastníkov ciest

  1. Spôsob financovania ciest sa uskutočňuje v súlade so všeobecne záväznými právnymi predpismi platnými pre hospodárenie s prostriedkami štátneho rozpočtu Slovenskej republiky.

  2. Ak účastník cesty nemôže v stanovenom termíne skončiť pobyt v cudzine z vážnych pracovných alebo iných dôvodov, predĺženie pobytu si nechá po príchode dodatočne schváliť predsedom úradu alebo riaditeľom organizácie.

  3. Organizácia je povinná vymáhať náhradu výdavkov spôsobených prekročením nároku na prídel devízových prostriedkov (napr. prekročením dĺžky pobytu alebo limitu na ubytovanie) v cudzej mene alebo v prepočte na Sk.

  4. Proti tým, ktorí porušia predpisy na financovanie ciest, alebo ktorých cesta bola vykonaná neúčelne alebo nehospodárne, bude uplatnený postih a náhrada škody.

  5. Výšku cestovných náhrad pri cestách upravuje oso-bitný predpis.1)

    6. 1)Zákon č. 283/2002 Zb. o cestovných náhradách.

Šiesta časť
Záverečné ustanovenia
§ 12

Predseda môže v naliehavých a odôvodnených prípa-doch povoliť výnimku z ustanovení tejto smernice.

§ 13
Zrušovanie ustanovenie

Dňom účinnosti tejto smernice sa zrušujú Pokyny na plánovanie, schvaľovanie, koordináciu, financovanie, realizáciu a vyhodnocovanie medzinárodných stykov Slovenského úradu geodézie, kartografie a katastra zo 31. decembra l993 č. ZP - 12814/1993.

§ 14
Účinnosť

Táto smernica nadobúda účinnosť dňom schválenia.

Smernice Úradu geodézie, kartografie a katastra Slo-venskej republiky č. LPOO – 4625/2000 nadobudli účin-nosť 1. januárom 2001.
Smernice Úradu geodézie, kartografie a katastra Slo-venskej republiky č. LPOO – 4403/2001 nadobudli účin-nosť 1. januárom 2002.
Smernice Úradu geodézie, kartografie a katastra Slo-venskej republiky č. MS – 293/2002 nadobudli účinnosť 25. februárom 2003.

Predsedníčka Ing. arch. Jelena Hudcovská v. r.

Príloha k číslu: LPO - 1846/1998
Obsah cestovnej správy zo zahraničnej pracovnej cesty

  1. Všeobecná časť
    1. Základné údaje
      1. vysielajúca organizácia
      2. účastník(účastníci) cesty
      3. termín a miesto konania akcie
      4. názov akcie a účel cesty
      5. schválenie cestovnej správy predsedom alebo riaditeľom organizácie, dátum a podpis
      6. rozdeľovník cestovnej správy
    2. Časový prehľad - stručný denný priebeh rokovaní
    3. Organizácia a príprava cesty, prípadné nedostatky

  2. Technicko-odborná časť
    1. Navštívené organizácie a inštitúcie v zahraničí, mená a funkcie osôb, s ktorými sa viedli rokovania (prípadne, ktoré prednášali na konferenciách, sympóziách a pod.)
    2. Podrobný technický popis výsledkov rokovaní, ďalej poznatky, ktoré síce neboli predmetom cesty, ale môžu mať národohospodársky význam
    3. Technická dokumentácia:
      1. zoznam vyžiadanej alebo získanej dokumentácie privezenej do SR, prípadne zaslanej neskoršie (mapy, výkresy, schémy, fotografie, knihy a pod.)
      2. zoznam odovzdanej technickej dokumentácie zahra-ničným partnerom
    4. Úlohy, ktoré nebolo možné splniť a z akých dôvodov
    5. Závery z cesty a návrhy na využitie poznatkov:
      • úloha a jej význam pre rezort
      • navrhovaný nositeľ (nositelia) úlohy
      • termín splnenia
      • očakávaný prínos, miesto (organizácia), kde budú poznatky využité, predpokladaný technicko-ekonomický výsledok
      • zamestnanec osobne zodpovedný za využitie poznat-kov z cesty
    6. Údaj o tom, kde bude uložená dovezená dokumentá-cia
    7. Zoznam príloh.